K žádosti o zápis do zvláštní matriky se připojí:

• Cizozemský matriční doklad, který se týká matriční události (tj. narození, uzavření manželství, vzniku registrovaného partnerství anebo úmrtí občana), jež má být zapsána do zvláštní matriky. Cizozemská veřejná listina má důkazní moc veřejné listiny také v České republice, jestliže je opatřena předepsaným vyšším ověřením, nejde-li o listiny vydané ve státě, se kterým má Česká republika uzavřenou dvoustrannou smlouvu o právní pomoci, anebo o listiny, na které se vztahuje přímo použitelný předpis Evropské unie (bližší informace poskytne kterýkoli matriční úřad nebo zastupitelský úřad České republiky v cizině). Nelze-li cizozemský matriční doklad pro závažnou překážku předložit, je možné provést zápis i na podkladě jiných veřejných listin.
• Doklad o státním občanství České republiky osoby, které se zápis týká (např. občanský průkaz, cestovní doklad, osvědčení, popřípadě potvrzení o státním občanství České republiky, vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství, je-li v něm údaj o státním občanství ČR uveden).
• Další doklady potřebné k ověření správnosti údajů zapisovaných do matriční knihy, nelze-li je prokázat shora uvedenými doklady (bližší informace poskytne kterýkoli matriční úřad nebo zastupitelský úřad České republiky v cizině). 

Matriční úřad nebo zastupitelský úřad České republiky vyhotoví písemné oznámení, v němž uvede skutečnosti zapisované do matričních knih, a zašle je spolu s předloženými doklady zvláštní matrice.